Cosa Aspetti?

Muoviti e comincia a scrivere il Progetto Evolutivo Aziendale (PEA)

“Scrivere è prendere l’impronta dell’anima”
Eduard Douwes Dekker, noto con lo pseudonimo di Multatuli

Salve, come va?

Eccoci di nuovo insieme per affrontare il nodo principale del PEA: come si scrive? Anticipo subito che la risposta è: dipende! Scopriremo insieme che la composizione del PEA deriva da tanti fattori, ma ora voglio parlarti della sua struttura, che non è altro che un semplice schema.

Quali sono i vantaggi che derivano dal suo utilizzo?

Primo fra tutti semplificare l’elaborazione del PEA, così da consentire un notevole risparmio di tempo e di energie. In seconda battuta l’opportunità di acquisire un metodo che può essere facilmente replicato per qualsiasi progetto: personale, professionale, aziendale, associativo, di rete o consorzio di imprese, ecc. Aggiungerei la facilità di individuare le soluzioni, che si traducono in risultati concreti e misurabili e che lasciano poco spazio ai malintesi, anche quelli in buona fede. Poi indicherei il valore del percorso e dei “passi” (le azioni strategiche) da compiere per raggiungere la meta (i risultati desiderati). Inoltre suggerirei l’occasione di condividere la realizzazione del PEA con un gruppo di persone, interne o esterne alla propria impresa. E per finire (o per iniziare) raggiungere la felicità, quella pura e vera, che deriva dall’aver faticato tanto per progettare e realizzare un piano di successo voluto, scritto e pianificato. In sintesi lo Stato Desiderato!

Permettimi di fare un piccolo riassunto di ciò che ho scritto nei precedenti articoli pubblicati. Ci siamo occupati dei benefici, delle difficoltà, delle analogie con il business plan, dell’importanza della scrittura, delle motivazioni che ci spingono a scrivere il PEA. Abbiamo più volte sottolineato il valore del documento inteso come guida strategica del nostro sviluppo professionale ed aziendale. Inoltre abbiamo evidenziato che cambiare metodo di lavoro comporta sempre delle grandissime resistenze: è ovvio, persino naturale, ma non per questo devono rappresentare un alibi o un limite.

Mi rendo conto che, nel mondo degli Artigiani del Gusto, l’arte della scrittura non è tra quelle più amate: lo testimonia il fatto che ancora oggi tanti non usano ricette scritte e standardizzate, non hanno un ricettario e, se ce l’hanno, non lo utilizzano come strumento di gestione e di controllo del laboratorio aziendale (asset produttivo). Non lo fanno consapevolmente o per negligenza: semplicemente continuano a tramandare un insegnamento che hanno ricevuto tanti anni fa, quando l’artigiano era spesso analfabeta e “geloso” dei suoi segreti – una tradizione che non ha nulla a che fare con l’evoluzione.

In più, è ancora diffusa la convinzione che gli schemi possono imbrigliare e ridurre la creatività dell’artigiano. Stupidaggini, vere P.M., ma d’altronde sono le credenze di molti imprenditori e con queste facciamo i conti tutti i giorni. Scrivere il PEA è dare l’impronta cartacea o multimediale della propria attività, o meglio, di quella che vogliamo realizzare. L’impronta lascia una traccia che segna l’identità aziendale, quella che tutti vedono, percepiscono e apprezzano, specie quando trasmette il “senso dell’appartenenza”, non trovi?

* * *

Sono altrettanto consapevole che molti miei clienti sanno che seguire uno schema è più facile, meno dispendioso e favorisce l’organizzazione del lavoro, offrendo punti di riferimento che possono diventare automatismi fantastici. Dove sta la differenza? Nei risultati. Provare per credere, dice quel famoso slogan pubblicitario, ricco di saggezza.

Lo schema del PEA è la struttura del documento, lo scheletro su cui si regge tutto il progetto. Il resto sono i contenuti, che possono essere espressi in tanti modi. Come? Dipende, dicevamo all’inizio: la variabile più importante per la stesura dei contenuti è rappresentata dalla tipologia di persona a cui il documento è destinato. Sostanzialmente la scrittura deve essere comprensibile per la persona che lo esaminerà.

Generalmente per chi si scrive il PEA? Nel 90% dei casi per istituzioni pubbliche o private che possono erogare finanziamenti. In quest’ottica somiglia al business plan: ecco spiegato il motivo per cui è così ricco di numeri, dati, analisi, proiezioni, conti economici e patrimoniali, ROI, ROE, ecc. Ed ecco perché il più delle volte è scritto e redatto da un “professionista dei numeri” che lo presenta a un suo collega.

Ce lo vedi un Artigiano del Gusto a scrivere autonomamente un business plan? È una domanda che mi sono posto tanto tempo fa, quando il mercato era completamente diverso da quello attuale, compreso quello bancario e dei finanziamenti. La risposta sta nella distinzione degli obiettivi e dei ruoli: se il business plan è necessario per presentare un piano di finanziamento aziendale, è giusto che venga scritto in quel modo e con quel linguaggio. Ma il nostro PEA serve per altri obiettivi, non solo per quelli finanziari, tra l’altro sempre più complessi da realizzare.

Il Progetto Evolutivo Aziendale è utile per trasformare i sogni in risultati e per essere compreso, condiviso e realizzato da tutti coloro che vivono in azienda. In questa prospettiva è necessario che sia chiaro, semplice, coinvolgente e ricco di strumenti facili, concreti, efficaci e applicabili in tutte le imprese. Questo è il lavoro svolto da tutto lo staff RDR e che ora vi presentiamo, forti del successo ottenuto da chi lo ha utilizzato negli ultimi anni.

La struttura che vedi è simile a una mappa mentale, strumento che utilizzo quando voglio trovare una soluzione ottimale tra le tante disponibili. Il PEA è al centro dei diversi elementi che lo rendono realizzabile: sono tutti importanti alla stessa maniera. Le variabili dipendono dai contenuti, dalla prospettiva e dal “timbro” con cui lo presenterò.

Immagina di sottoporrelo stesso progetto ai seguenti soggetti:

  • clienti
  • collaboratori
  • fornitori
  • finanziatori
  • soggetti economici (stakeholder)

Daresti lo stesso peso ai contenuti? Useresti lo stesso linguaggio? Se tu lo facessi, ti direi che avresti il 25% di probabilità di interessarli e di portarli dalla tua parte, cioè a credere nel tuo progetto. Prova a presentare un business plan ai tuoi collaboratori e inizia ad usare quel “gergo” e quelle sigle “facilmente comprensibili”: ROI, ROE, EBIT, ecc. Se non ti seguono, è bene chiedersi perché…

Sono questi i motivi per cui è fondamentale comprendere che bisogna certamente utilizzare lo schema per scriverlo chiaramente, ma soprattutto è basilare modulare il tono e gli argomenti pensando bene a chi lo leggerà e lo valuterà. Ogni volta che elaboriamo un PEA, è bene chiedersi per prima cosa: chi leggerà questo progetto?

Osservandolo semplicemente salta agli occhi che le proiezioni finanziarie sono una parte determinante per il successo dell’impresa, ma che ai clienti questo aspetto interessa poco. Mentre ai collaboratori o ai fornitori importerà il rispetto degli impegni presi o il clima di fiducia che possiamo instaurare nei nostri rapporti.

Le variabili sono veramente tante e tutte molto valide. È per questo motivo che all’inizio di questo articolo ho risposto “dipende” alla domanda: come si scrive un PEA? Ora però ti offro un’ulteriore indicazione che ti sarà molto utile. La prima stesura riguarda il Macroprogetto, e serve a evitare l’errore più frequente che io conosca.

L’Artigiano del Gusto notoriamente è un professionista molto appassionato di produzione e poco di tutto il resto. Ed è fantastico proprio per questa sua grande passione. Sarà molto facile che lui descriva molto efficacemente e minuziosamente i punti riguardanti i “Prodotti/Servizi” e quello sul “Sistema di produzione” (temo molto per quello della distribuzione). Forse se si impegna riuscirà a scrivere la parte relativa alla sua “Storia e concetto dell’azienda”.

Tre punti su nove, il 33% del progetto stesso: certo, un buon inizio, meglio di niente (lo dico solo come incoraggiamento…). E il resto? In genere i progetti che vengono presentati, o troppo spesso solo pensati, falliscono perché non stanno in piedi, non sono sostenibili economicamente e finanziariamente. È come costruire una sedia con una gamba e mezzo: come possiamo pensare che reggerà il peso di chi la utilizzerà? Ci sederemmo sopra serenamente? Sicuri che non sceglieremmo quella con quattro gambe?

Il PEA rappresenta il documento di sintesi della trasformazione aziendale e, per essere funzionale, deve essere redatto nella sua totalità e unicità. Per questo motivo, specie all’inizio, è bene scrivere il Macroprogetto, magari iniziando a compilare le parti più semplici, ma senza scendere troppo nei dettagli. Il Macroprogetto deve essere armonioso e ogni elemento deve essere espresso chiaramente: se vuoi un altro esempio, pensa alla crema pasticciera e immagina che sia la metafora del tuo PEA.

Nella descrizione sommaria della crema pasticciera non è indispensabile inserire la scheda tecnica della farina che userai. È fondamentale invece dichiarare che deve esserci la farina di grano, tipo 00, piuttosto debole (o qualunque sia il tipo di farina o addensante che preferisci usare), altrimenti non è “codificabile” e comprensibile per chi legge la tua ricetta. Se non la inserisci tra gli “ingredienti”, è possibile credere che tu stia parlando di un’altra preparazione, potresti generare confusione e rifiuto del tuo progetto.

I dettagli potrai inserirli nel Microprogetto, al quale, riprendendo l’esempio di prima, potresti allegare persino la scheda tecnica della farina che usi. In effetti nel MicroPEA si può dettagliare ogni singola indicazione espressa nel MacroPEA, soddisfacendo in questo modo le esigenze delle diverse tipologie di interlocutori.

Il MacroPEA è il documento di sintesi che contiene le informazioni essenziali per il successo del piano stesso. Quelle che seguono sono delle semplificazioni schematiche che contengono le principali indicazioni per ogni singolo elemento del PEA. Sono certo che ti saranno di aiuto per descrivere meglio ogni singolo elemento. Questo è il compito che ti invito a svolgere per metterti alla prova e per verificare l’efficacia del PEA. Vedrai che è molto più semplice di come sembra.

Da dove iniziare? Per comodità, tradizione e congruenza con i “testi sacri” dovremmo esordire con il “Summary”, quello che nel nostro PEA abbiamo definito “Storia e concetto dell’attività”. A me piace essere contro-intuitivo, amo esplorare gli “oceani blu” e soprattutto sono certo che un progetto di successo debba contenere una sola e potente discriminante: un mercato pronto ad acquistare l’offerta espressa dal progetto. Il PEA prende spunto dal mercato, quindi inizieremo da lì.

Il mercato è fatto dalla clientela acquisita o potenziale che determina il successo del PEA. È da lì che bisogna partire, se vogliamo ottenere i risultati desiderati e soddisfare la crescita professionale ed economica che, normalmente, ogni progetto prevede. Quindi la prima vera domanda da porsi è: il nostro PEA soddisfa i bisogni del mercato? Se la risposta è sì, questo primo schema ci aiuterà a comprendere meglio quale mercato abbiamo e quale possiamo conquistare.

Nel modulo relativo al mercato dobbiamo anche analizzare la concorrenza e magari comprendere se possiamo essere competitivi o se è meglio diversificare le nostre proposte per essere più attraenti nei confronti della clientela. Un’altra analisi da compiere riguarda la strategia che mettiamo in atto per ottenere i risultati: quota di mercato, posizione, coefficiente di penetrazione, ecc.

Avrai notato che ci sono due colonne distinte: una definita Stato Attuale, dove è opportuno riportare tutti i dati e le valutazioni relative alla situazione presente – una sorta di verifica del contesto di mercato in cui si muove l’azienda in questo periodo. L’altra è dedicata allo Stato Desiderato, dove è opportuno descrivere tutti i risultati e i miglioramenti che vorresti ottenere con questo progetto.

Naturalmente in entrambe le colonne lo spazio non è sufficiente per riportare tutte le informazioni reali (nemmeno per gli ermetici). Quindi può essere utile allegare allo schema una serie di documenti, indicandoli per ogni singola casella. Personalmente li numero in ordine progressivo: 2.1, 2.2, 2.3, eccetera, così che all’interno della casella corrispondente riesco a identificare il tipo di documento che ho elaborato.

Se lo desideri, posso aiutarti con una serie di domande. In aula normalmente le consegno ai corsisti proprio per facilitare la partenza del loro PEA. Per riceverle, in questo caso, non devi far altro che scrivermi al mio indirizzo (filipposcarponi@icloud.com) e avere un po’ di pazienza: non subito, ma rispondo sempre personalmente.

Se nel frattempo vuoi approfondire gli argomenti trattati, puoi trovarli nel sito www.ricettadellericette.com.

Grazie come sempre, un caro saluto e
Buona vita
Filippo

 

P.S.: Vuoi approfondire queste riflessioni? Ecco tre piccoli suggerimenti:

  • Vai alla Home Page del sito e clicca sul menù cosa ti offriamo. Scegli se vuoi continuare la tua ricerca attraverso i servizi offline e/o online. Buon proseguimento!
  • Se vuoi conoscere anche altri modi per potenziare la tua impresa alimentare, in molte altre pagine del sito ww.ricettadellericette.com troverai ebook, audio e video gratuiti per la crescita professionale e aziendale.
  • Mettiti in contatto con me utilizzando questo indirizzo filipposcarponi@icloud.com. Scrivimi cosa ti sta veramente a cuore e come vorresti sviluppare la tua attività. Non subito, ma ti garantisco che rispondo sempre e a tutti, magari proprio in questo spazio (solo se mi autorizzi a farlo).

 

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